W skrócie
Budżet w Yardbase składa się z dwóch warstw: planu (ile miało kosztować) i wydatków (ile kosztuje naprawdę). Kontrola kosztów to pilnowanie różnicy między nimi - kategoria po kategorii, a nie dopiero na końcu budowy.
Ustaw plan, zanim zaczniesz wydawać
Pozycje budżetu bez planu to zwykły rejestr wydatków - dowiesz się z niego, ile poszło, ale nie czy to dużo. Dlatego:
- Utwórz kategorie odpowiadające etapom budowy (Fundamenty, Dach, Instalacje…).
- Wpisz do każdej kwotę planowaną - najlepiej z kosztorysu albo z zebranych ofert.
- Dopiero potem dodawaj rzeczywiste wydatki.
Jeśli masz już przygotowany harmonogram transz kredytu, możesz przenieść z niego kwoty do budżetu jednym przyciskiem, zamiast przepisywać.
Co czytać na panelu budżetu
- Zaplanowane / Wydane / Pozostało - trzy liczby na górze ekranu.
- Wykres kategorii - gdzie realnie idą pieniądze.
- Lista wydatków - z datą, kategorią, kwotą i numerem faktury.
Interesuje Cię nie tyle suma, co rozkład. Budżet, który zgadza się w sumie, ale ma dwie kategorie przekroczone o połowę i dwie nietknięte, zwykle znaczy, że plan był zły, a nie wykonanie.
Majster radzi
Wydatki wpisuj tego samego dnia, którego płacisz. Odkładanie „na weekend” kończy się zawsze tak samo - w niedzielę patrzysz na plik faktur i nie pamiętasz, która była za co.
Alert o przekroczeniu budżetu
Gdy wydatki zbliżają się do zaplanowanej kwoty, Yardbase wysyła powiadomienie o przekroczeniu budżetu. Możesz je dostawać w aplikacji, e-mailem albo obydwoma kanałami - patrz Powiadomienia.
Rezerwa, o której wszyscy zapominają
Załóż osobną kategorię na nieprzewidziane koszty i wpisz do niej realną kwotę. Rezerwa ukryta „gdzieś w pozostałych kategoriach” nie działa - przy pierwszym poważniejszym zaskoczeniu zjada pieniądze przeznaczone na coś innego, a Ty tego nie widzisz.
Typowe pytania
Czy mogę przypisać wydatek do etapu harmonogramu? Budżet grupuje wydatki po kategoriach. Jeśli chcesz je zestawić z harmonogramem, nazwij kategorie tak samo jak etapy - wtedy porównanie jest wprost.
Kto widzi budżet przy pracy w kilka osób? Właściciel i partner. Kierownik budowy i obserwator nie mają dostępu do finansów - patrz Role w budowie.
Czy wyeksportuję budżet do arkusza? Eksport budżetu jest przewidziany dla planów Builder i Pro - patrz Eksport budżetu do CSV.
Co dalej?
- Dodawanie pozycji do budżetu - jak wprowadzać wydatki
- Kosztorys i oferty - skąd brać kwoty planowane
- Porównanie ofert - zanim wpiszesz kwotę do planu